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Cómo organizar sus registros financieros y ahorros
¿Tiene un montón de facturas, estados de cuenta de tarjetas de créditos, pólizas de seguro y otro papeles guardados en algún cajón? No está solo. Puede pasarnos fácilmente que dejemos que nuestros registros financieros se amontonen y acumulen.
Los registros financieros ordenados y los ahorros van de la mano, y tener eso organizado puede ahorrarle dinero. Poner en orden los caóticos registros financieros puede permitirle detectar errores bancarios, reclamar todas las deducciones impositivas que le correspondan y aprovechar las garantías de productos costosos.
Aquí le damos algunas ideas para organizar sus finanzas y disfrutar de los beneficios:
Mantenga un inventario de sus finanzas
Puede ser estresante tener las finanzas desorganizadas. Cuando se decide a tomar alguna medida para mejorar su situación financiera, lo primero que debe hacer es encontrar los registros adecuados.
Para evitar el estrés y la frustración, organícese y siga así. Recopile todos los registros financieros registros personales y objetos de valor. Si sabe exactamente dónde tiene guardados los registros importantes, eso puedo ayudarle con los asuntos financieros habituales, como equilibrar su presupuesto o declarar impuestos o para emergencias como inundaciones o incendios. Estos son algunos pasos que puede dar para organizarse:
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Reúna sus documentos financieros. Recopile todos sus documentos y organícelos por categoría. Dichos documentos pueden ser de automóviles, correspondencia legal, tarjetas de crédito, cuentas bancarias, empleo, salud, seguro de vivienda, impuestos, garantías y manuales de usuario. No se olvide de revisar sus registros electrónicos.
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Incluya los registros personales. Mientras busque los documentos financieros habituales, reúna también los registros personales. Incluya los certificados de nacimiento, certificados de matrimonio y licencias profesionales, testamentos, pasaportes, tarjetas de Seguro Social, certificados de divorcio, títulos y escrituras.
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Haga una lista de los objetos de valor. Tener un registro de todos sus objetos de valor puede ser fundamental para cuestiones relacionadas con los seguros. Ese registro puede ser digital o en papel y debe incluir bienes valiosos como joyas, instrumentos musicales, ropa y muebles finos, y obras de arte. Trate de incluir fotos si es posible.
Conservar, archivar y triturar
Al tener un sistema organizado de registros, sabe dónde están sus documentos importantes y puede encontrarlos fácilmente. Cuando haga el inventario, divida sus documentos en tres categorías: conservar, archivar, triturar:
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Registros financieros para tener a mano. Guarde los documentos y registros que usa frecuentemente en lugares de fácil acceso. En el caso de los archivos digitales, puede ser en determinadas carpetas del escritorio. Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los documentos fiscales para próximas declaraciones de impuestos, estados de cuenta de hipoteca, facturas y pólizas de seguro, facturas mensuales y recibos importantes.
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Documentos para guardar de manera segura. A los documentos que no necesita con regularidad puede guardarlos en un lugar seguro. En el caso de los archivos digitales, puede ser en un disco duro o en la nube. Considere hacer también copias en papel de documentos como declaraciones de impuestos, documentación de préstamos antiguos, estados de cuenta de inversiones, escrituras, testamentos y registros de reparaciones en el hogar. Las garantías son un buen ejemplo de cómo el hecho de mantener organizados los registros financieros puede ayudarlo a ahorrar dinero. Si un electrodoméstico costoso se rompe, la garantía no sirve de nada si no la puede encontrar y tendrá que hacerse cargo de la factura de la reparación o el costo de comprar uno nuevo.
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Deséchelos. Destruya o elimine los documentos antiguos que ya no necesite, como tarjetas de seguro vencidas, facturas anteriores de servicios, antiguos estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito y ofertas de tarjetas de crédito.
Cómo organizar sus finanzas
Cuando ya haya hecho el inventario de sus finanzas y haya desechado lo que no necesita, es momento de crear un sistema de registros. Sin un sistema adecuado, todo puede desorganizarse de nuevo. Siga estos consejos de archivo para mantenerse organizado:
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Ordene los documentos cuando los recibe. Si deja que los documentos se acumulen, eso puede causar desorden y estrés. Use el sistema de registros y deseche rápido lo que no sirve.
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Cree sistemas de registros digitales y en papel. Necesitará ambos y cada uno de ellos puede servirle de respaldo del otro. Es probable que también quiera almacenar documentos importantes y otros objetos de valor en la caja de seguridad de un banco. Estos pueden incluir copias de seguridad digitales y en papel de sus registros, certificados de nacimiento, escrituras, reliquias familiares, joyas y certificados físicos de acciones y bonos.
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Organícelos cronológicamente. Ya sea que los documentos estén en una caja de zapatos, un gabinete de archivos o en su laptop, tenerlos almacenados cronológicamente puede permitirle encontrarlos con mayor facilidad cuando los necesite.
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Sea consistente con el etiquetado. Si mantiene una misma manera de etiquetar los documentos en papel y archivos digitales, debería resultarle más fácil almacernarlos y encontrarlos.
Revisión y actualización para ahorrar dinero
Una vez que tenga claro qué tiene y dónde encontrarlo, es bueno ver si hay alguna posibilidad de ahorrar dinero. Mire los servicios, como el cable y los teléfonos, las tasas de interés en los préstamos y tarjetas de crédito, y revise las pólizas de seguro para ver si tiene la mejor opción.
Estas son otras áreas para examinar cuando ya haya organizado el desorden:
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Compare a los proveedores. Vea si hay mejores ofertas que pueda tener en pólizas de seguro, tarjetas de crédito y otro productos financieros.
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Compare las tasas de interés. Consulte para ver cómo puede obtener una mejor tasa de interés en préstamos e inversiones.
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Libérese de suscripciones innecesarias. Como es fácil encontrar sus estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito, puede revisar las suscripciones a los servicios que ya no usa ni necesita.
Asegúrese de revisar esa información con frecuencia. Cuando tenga toda la información en un solo lugar, le resultará más fácil revisar sus facturas y actualizar su presupuesto.
Prepararse para emergencias
Tener los registros financieros bien organizados puede ser especialmente valioso ante un caso de emergencia. Mantener sus documentos organizados puede evitar que un momento difícil se convierta en un desastre.
Aquí le damos algunos consejos sobre cómo tener almacenados los documentos por si hubiese una emergencia:
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Almacénelos en una caja fuerte ignífuga. Almacene sus tesoros y documentos más importantes en una caja fuerte ignífuga e impermeable. Dígale a un familiar o amigo dónde podrá encontrar los documentos importantes y cómo tendrá acceso a ellos. También puede compartir copias con ellos.
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Tenga copias de seguridad digitales. Es fácil tomar fotos de sus documentos importantes y almacenar los archivos digitales en la nube. También puede hacer archivos de respaldo, almacenarlos en un disco duro o pendrive y guardarlo en una caja de seguridad.
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Comparta el acceso con familiares y amigos. Dígale a un familiar o amigo dónde podrá encontrar los documentos importantes y cómo tendrá acceso a ellos. También puede hacer copias para compartirlas con ellos.
Convierta su revisión financiera en un hábito anual.
Cuando organiza sus registros financieros, está creando una base de datos de fácil acceso. Una manera de aprovecharlo es programar una revisión financiera anual.
Elija el momento del año que más le convenga. A algunas personas les gusta hacer la revisión en invierno luego de las fiestas. Para otras es mejor hacerla un día tranquilo de verano. La fecha no es tan importante como el propósito de hacer esa revisión de manera regular.
Estas son algunas tareas que debería realizar:
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Evalúe su deuda. Revise su relación deuda-ingresos y vea cuánto gasta en intereses cada año. Busque la manera de reducir los pagos de intereses.
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Repase y modifique sus metas financieras. Salir de la deuda y aumentar sus ahorros son grandes metas que puede tener, pero es importante evaluarlas con regularidad y determinar cuándo es el momento adecuado para establecer nuevas metas.
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Planifique con anticipación. Cuando planifique unas vacaciones, asegúrese de tener sus finanzas en orden. Ajuste su presupuesto para las vacaciones con anticipación para disfrutarlas sin endeudarse. Revise su plan de jubilación de manera regular. Esta manera de planificar bien puede generar ahorros en el futuro.
Preguntas frecuentes
El IRS generalmente recomienda conservar los registros fiscales durante 3 años desde la fecha de presentación de la declaración, ya que esto cubre el período habitual de auditoría. Para circunstancias especiales, como compras de vivienda, transacciones de acciones y documentación de cuentas IRA, conserve los registros por más tiempo. Pueden ser necesarios para futuros beneficios fiscales o cálculos de ganancia de capital. Conserve los registros fiscales laborales durante al menos 4 años.
Ambos formatos tienen sus ventajas, y podría combinarlos para mayor seguridad. Los archivos digitales son más fáciles de organizar, buscar y almacenar de manera segura en servicios en la nube, además de no ocupar espacio físico. Sin embargo, los documentos en papel sirven como copias de seguridad confiables y no es necesaria la tecnología para acceder a ellos. Para lo documentos importantes, como declaraciones fiscales, estados de cuenta de inversiones y escrituras de propiedades, tenga copias en ambos formatos. Almacene archivos digitales en un lugar seguro de la nube y tenga copias en papel en cajas de seguridad o cajas fuertes ignífugas.
Nunca deseche documentos confidenciales junto con la basura común. Destrúyalos. Use una trituradora de corte cruzado avanzado o microcorte para que la reconstrucción de los documentos sea casi imposible. Para volúmenes grandes, participe en eventos comunitarios de trituración, donde profesionales destruyen los documentos de manera segura y entregan certificados de destrucción. Para archivos digitales confidenciales, use un software de destrucción de datos que reescriba los archivos múltiples veces.