Descriptions de postes

Le comité de gouvernance revoit chaque année les descriptions de poste écrites pour les administrateurs approuvées par le conseil et recommande des modifications au conseil, s’il y a lieu. Le conseil a également approuvé des chartes du président du conseil et des présidents des comités du conseil. Ces documents peuvent être consultés sur le site Web de la Banque au www.td.com/francais/governance/charters.jsp.

Le comité des ressources de direction a élaboré une description de poste écrite pour le chef de la direction qui a été approuvée par le conseil et qui est revue par le comité chaque année. Le comité étudie également annuellement les buts et objectifs d’entreprise du chef de la direction, notamment les indicateurs de rendement pertinents pour sa rémunération. Le conseil approuve ces buts et ces objectifs à la recommandation du comité.

Orientation et formation continue

Orientation

La Banque tient des séances de formation complète destinées à guider les nouveaux administrateurs et à mettre à jour la formation des administrateurs déjà en poste. Dans le cadre de ces séances, les membres de notre équipe de direction présentent de l’information sur la gestion de la Banque, ses principales activités, son orientation stratégique, ses ressources humaines, sa technologie de l’information, son cadre législatif et ses principales questions ainsi que sur les principaux risques auxquels nous sommes exposés et répondent aux questions à cet égard. Tous les nouveaux administrateurs reçoivent un manuel d’orientation de l’administrateur qui est adapté aux besoins et au secteur d’intérêt de chaque administrateur, en fonction du comité dont l’administrateur devient membre. Les classeurs des documents de référence utilisés pour l’orientation de tous les administrateurs contiennent ce qui suit :

• les principales politiques en matière de gouvernance et les documents d’information publique de la Banque;
• de l’information relative au processus d’évaluation du conseil, de ses comités et de chacun des administrateurs;
• de l’information portant sur le portail du conseil;
• les procès-verbaux des réunions du conseil tenues l’année précédente;
• les procès-verbaux des réunions tenues l’année précédente par le ou les comités dont l’administrateur fera partie;
• les politiques et procédures importantes de la Banque; et
• des organigrammes et d’autres documents d’orientation de l’entreprise.

De plus, pendant les trois premières réunions auxquelles assiste un nouvel administrateur, celui-ci est jumelé à un administrateur d’expérience qui répondra à ses questions et lui fournira de l’information contextuelle lui permettant de mieux comprendre les documents, les exposés et les processus. Les nouveaux administrateurs sont aussi invités à participer à quelques visites d’emplacements (p. ex., succursales, centres d’opérations, parquets).

Formation continue

Le comité de gouvernance veille à la formation continue des administrateurs et fait office de centre de ressources pour la formation continue des administrateurs quant à leurs fonctions et responsabilités et veille aussi à ce que les candidats éventuels comprennent bien le rôle du conseil et de ses comités, ainsi que les attentes à l’égard de chaque administrateur. De plus, des exposés sont régulièrement faits au conseil ou à un comité sur différents aspects des activités de la Banque et, périodiquement, dans des domaines particuliers afin d’aider les administrateurs à s’acquitter de leurs obligations. Au cours de l’année dernière, le conseil a participé à des séances « approfondies » portant sur des aspects précis des activités et de la stratégie d’ensemble de la Banque. Chaque séance approfondie comprend un élément de formation générale et sert de contexte aux fins de discussions (p. ex. l’industrie, les concurrents, les tendances ainsi que les risques et les occasions d’affaires) et comporte une composante d’évaluation rétrospective. Les administrateurs ont libre accès aux membres de la direction de la Banque afin de comprendre les activités de la Banque et de se tenir à jour à cet égard et à quelque autre fin susceptible de les aider à s’acquitter de leurs responsabilités.

Enfin, les administrateurs sont régulièrement sondés sur des sujets spécifiques, tendances ou meilleures pratiques utiles pour le conseil en général ou pour un comité en particulier et qu’ils souhaiteraient approfondir. Au cours de la dernière année, la direction a fait des exposés au conseil et à ses comités sur divers aspects de l’information financière, la titrisation, les tendances liées aux risques macro-économiques, la présentation de la juste valeur, notre structure environnementale, Bâle II, notre initiative de présentation de l’information à l’échelle mondiale et notre rapport sur les responsabilités renouvelé; et un conseiller indépendant, Frederic W. Cook & Co., a abordé le sujet des tendances dans le domaine de la gouvernance en matière de rémunération des dirigeants. En outre, tous les administrateurs sont devenus membres de l’Institut des administrateurs de sociétés (ICD) et avaient donc accès aux publications et aux événements de l’ICD afin de perfectionner leurs connaissances à l’égard des responsabilités des administrateurs et des tendances actuelles en matière de gouvernance.

Conduite des affaires et comportementéthique

En tant qu’entreprise consciente de ses responsabilités sociales, la Banque s’est engagée à mener ses affaires selon les normes les plus élevées en matière de déontologie, d’intégrité, d’honnêteté, d’équité et de professionnalisme — à tous les égards, sans exception et en tout temps. Bien que l’atteinte des objectifs d’affaires soit primordiale pour assurer le succès de la Banque, la façon dont la Banque s’y prend pour les atteindre est tout aussi importante. La Banque a mis en place un certain nombre de politiques et procédures, notamment un code de conduite et d’éthique professionnelle et des politiques en matière d’opérations d’initiés qui encouragent et promeuvent une culture de conduite des affaires éthique à la Banque.

Code de conduite et d'éthique professionnelle

Le code de conduite et d’éthique professionnelle de la Banque s’applique à tous les aspects de l’entreprise, qu’il s’agisse des décisions importantes prises par le conseil d’administration ou des opérations quotidiennes des succursales. Le code a été déposé auprès des autorités de réglementation en valeurs mobilières sur SEDAR (www.sedar.com) et EDGAR (www.sec.gov). Les actionnaires peuvent en obtenir un exemplaire sur notre site Web au www.td.com/francais/governance/other_policies.jsp ou en communiquant avec le Service des relations avec les actionnaires TD à l’adresse indiquée sur la couverture arrière de la présente circulaire.

Le code définit les normes qui gouvernent la manière dont les administrateurs, les dirigeants et les employés interagissent et traitent leurs collègues, les actionnaires, les clients, les fournisseurs, les concurrents et les collectivités de la Banque. Dans le respect de ces normes, la Banque s’attend à ce que les administrateurs, dirigeants et employés fassent preuve de jugement et soient tenus de rendre compte de leurs actes. Le respect du code est intégré au contrat de travail que les employés et dirigeants concluent avec la Banque. Tous les administrateurs, dirigeants et employés sont tenus chaque année de passer en revue le code et d’attester qu’ils y adhèrent.

Chaque année, le comité de gouvernance revoit le code et le comité de vérification reçoit un rapport annuel portant sur le processus d’attestation confirmant le respect du code. Le conseil et ses comités supervisent la culture d’intégrité ou la notion de « donner le ton » établie par la Banque, notamment la conformité aux politiques et procédures de la Banque en matière de déontologie personnelle et de conduite professionnelle. Le comité de gouvernance reçoit un rapport périodique énonçant les diverses politiques et structures permettant au conseil et à ses comités de s’acquitter de leurs fonctions de surveillance.

Politique en matiére d'opérations d'initiés

La Banque a mis en place des protections efficaces dont la surveillance relève de dirigeants bien formés et chevronnés en matière de conformité en vue de s’assurer que tous les membres de la haute direction et autres dirigeants et employés qui occupent des postes clés ne se livrent pas involontairement à des opérations d’initiés. Certains dirigeants (notamment les membres de la haute direction désignés indiqués dans le « Tableau récapitulatif de la rémunération » de la page 33 de la présente circulaire) doivent faire approuver au préalable toute opération sur des titres par des responsables de la conformité de la Banque au moins deux jours ouvrables avant la date de l’opération. Les responsables de la conformité de la Banque doivent avoir accès aux registres des comptes d’opérations dans lesquels ces personnes détiennent des titres. Les opérations sur des titres de la Banque sont restreintes au cours de « périodes de restriction de la négociation » qui couvrent la période où les résultats financiers de la Banque sont compilés, mais n’ont pas encore été rendus publics. Conformément à la législation, les initiés doivent déposer des déclarations d’opérations d’initiés par Internet sur le Système électronique de déclaration des initiés (SEDI). Les membres de la haute direction désignés doivent en outre divulguer au préalable au public, par voie d’un communiqué de presse, quelque intention d’effectuer des opérations sur les actions ordinaires de la Banque, y compris la levée d’options, au moins cinq jours ouvrables avant la date de l’opération.

Conflits d'intérêts des administrateurs

Aucun administrateur ne peut être élu si un conflit d’intérêts potentiel ou réel risque de nuire à l’exercice de ses fonctions à titre d’administrateur — par exemple, s’il détient une participation importante dans une entité exerçant des activités en concurrence directe avec les activités principales de la Banque. Les administrateurs doivent fournir à la Banque des renseignements complets sur les entités dans lesquelles ils détiennent une participation importante, de sorte que tout conflit d’intérêts pouvant en découler puisse être repéré. Les administrateurs doivent en outre remplir un questionnaire annuel qui comprend des questions sur des participations importantes avec la Banque.

Le comité de gouvernance reçoit des rapports chaque fois qu’il existe ou pourrait exister un conflit d’intérêts opposant un administrateur et la Banque. Le comité établit la meilleure marche à suivre pour l’administrateur, toujours au mieux des intérêts de la Banque. Lorsqu’un administrateur est en conflit d’intérêts, mais que ce conflit n’est pas insoluble (l’administrateur pouvant, par exemple, s’abstenir de participer à certaines délibérations du conseil), l’administrateur reste éligible au conseil. Le comité de gouvernance suit toutefois de près l’évolution de tout conflit. Si un conflit devient incompatible avec les fonctions d’un administrateur, l’administrateur doit remettre sa démission.

Nomination des administrateurs

Le conseil s’assure que les administrateurs de la Banque, globalement, détiennent les compétences, les qualités et la formation nécessaires aux besoins de la Banque. Chaque année, le conseil recommande aux actionnaires des candidats aux postes d’administrateurs, et les actionnaires peuvent voter à l’égard de chaque candidat à l’assemblée annuelle. La recommandation résulte d’un examen approfondi du conseil quant à sa propre composition, notamment sa taille et une représentation équilibrée en ce qui a trait à l’âge, à la répartition géographique, aux compétences professionnelles et aux secteurs d’activités. Ainsi, sera choisie candidat la personne qui est en mesure de représenter efficacement la Banque là où elle exerce son activité, tant à l’échelle nationale qu’internationale; et qui possède une formation et des connaissances largement diversifiées. Tout est mis en œuvre pour promouvoir la diversité au sein du conseil, notamment l’avancement des femmes et des minorités et des personnes handicapées. La composition du conseil doit en outre respecter les restrictions de la Loi sur les banques en matière de résidence et d’appartenance au même groupe.

Le comité de gouvernance, qui se compose exclusivement d’administrateurs indépendants, établit les compétences, les qualités et la formation dont le conseil d’administration a besoin pour s’acquitter de ses diverses responsabilités, tout en veillant à diversifier la composition du conseil. Le comité de gouvernance surveille de près les questions de relève et de composition du conseil et des comités, notamment les besoins futurs en matière de recrutement d’administrateurs. Il évalue constamment les compétences et les aptitudes des administrateurs compte tenu des occasions d’affaires et des risques auxquels la Banque est exposée. Le comité de gouvernance recherche des candidats capables de combler les lacunes dans les compétences, les qualités et la formation des membres du conseil d’administration et évalue rigoureusement l’aptitude d’un candidat à apporter une contribution valable au conseil d’administration. Pour ce faire, il évalue notamment si chaque nouveau candidat peut consacrer suffisamment de temps et de ressources à ses responsabilités en tant que membre du conseil d’administration. Les administrateurs doivent s’engager à assister dans la mesure du possible aux réunions du conseil et des comités, à s’y préparer convenablement et à y participer pleinement. Si un administrateur assiste à moins de 75 % des réunions du conseil, le comité de gouvernance examinera la situation et prendra des mesures en collaboration avec l’administrateur concerné afin d’améliorer l’assiduité de ce dernier. L’assiduité est également prise en compte dans le processus de nomination. Bien que la Banque ne restreigne pas le nombre de conseils d’administration de sociétés ouvertes auxquels un administrateur peut siéger, chaque administrateur doit consacrer suffisamment de temps à ses tâches d’administrateur. Les administrateurs élus s’engagent en outre à siéger au conseil pour une longue période.

Le conseil doit être composé d’au moins 12 administrateurs. Le comité de gouvernance recommande le nombre exact d’administrateurs qui est ensuite établi par voie de résolution des administrateurs avant chaque assemblée annuelle des actionnaires. La taille du conseil peut être modifiée à l’occasion par le conseil entre deux assemblées annuelles. Lorsqu’il examine la question de sa taille, le conseil d’administration doit tenir compte de deux objectifs opposés, c’est-à-dire maintenir sa taille à un nombre suffisamment bas pour permettre des délibérations efficaces et assurer une représentation adéquate afin de répondre aux besoins du conseil et des comités dans le contexte des activités de la Banque et de son cadre d’exploitation.

Outre les compétences et l’expérience nécessaires et le respect des exigences de la Loi sur les banques, tous les administrateurs doivent avoir les compétences requises pour les administrateurs énoncées dans la Description de poste d’administrateur de la Banque que l’on peut consulter sur le site Web de la Banque au www.td.com/francais/governance/charters.jsp.

Le comité de gouvernance a recommandé au conseil les candidats nommés dans la présente circulaire à la rubrique « Candidats aux postes d’administrateurs ». Le comité recommande également au conseil des candidats en cas de vacances éventuelles au sein du conseil entre les assemblées annuelles.

Le comité de gouvernance trouve des candidats pouvant devenir membres du conseil. À l’occasion, il peut retenir les services de conseillers indépendants chargés de l’aider dans ses recherches. Le conseil est toujours à l’affût de candidats possibles, même s’il n’y a aucune vacance à combler au conseil et tient à jour une liste de candidats qui peut lui servir au besoin.

Mandat limité

Le conseil estime qu’il devrait maintenir un équilibre entre l’expérience et la formation, d’une part, et le besoin de changement et d’idées nouvelles, d’autre part. Les administrateurs peuvent siéger au conseil un maximum de dix ans, sous réserve d’un excellent rendement annuel, de leur réélection à chaque année par les actionnaires et du respect des autres exigences des lignes directrices en matière de gouvernance d’entreprise de la Banque. Dans certains cas, et sur la recommandation du comité de gouvernance, le conseil peut prolonger le mandat initial de dix ans d’un administrateur de cinq autres années, pour un mandat total maximum de 15 ans. Dans les cas les plus exceptionnels, le conseil peut prolonger le mandat d’un administrateur de cinq autres années. Pour les administrateurs actuellement en poste, les limites imposées au mandat ont pris effet à la date d’entrée en vigueur de la politique le 23 septembre 2004 ou, si elle est postérieure, à la date à laquelle ils ont été respectivement élus pour la première fois.

Âge de la retraite

Lorsqu’un administrateur atteint l’âge de la retraite de 70 ans avant d’avoir exercé son mandat de dix ans, le conseil peut décider de maintenir l’administrateur en fonction jusqu’à la fin de son mandat de dix ans ou, jusqu’à ce qu’il atteigne l’âge de 75 ans, selon la première de ces éventualités à survenir. Cette décision est toujours conditionnelle à un excellent rendement annuel et à la réélection annuelle par les actionnaires.

Politique en matiére de majorité

Si un candidat, à l’occasion d’une élection où le nombre de candidats correspond au nombre de postes à pourvoir, obtient un nombre supérieur d’abstentions de vote que de voix exprimées en faveur de son élection il doit immédiatement remettre sa démission au président du conseil. Cette démission prend effet dès qu’elle est acceptée par le conseil. Le comité de gouvernance examine sans délai l’offre de démission de l’administrateur et recommande au conseil de l’accepter ou de la refuser. Avant de formuler ses recommandations, le comité de gouvernance évalue le meilleur intérêt de la Banque et de ses actionnaires et tient compte d’un certain nombre de facteurs, notamment : des solutions de rechange pour remédier à la cause sous-jacente aux abstentions, les compétences et particularités des administrateurs et la gamme des compétences et des particularités des membres du conseil et la possibilité que cette démission empêche la Banque de se conformer à quelque exigence en matière de réglementation ou d’inscription applicable. Le conseil dispose de 90 jours pour prendre une décision finale et l’annoncer publiquement par voie d’un communiqué de presse. L’administrateur ne participe pas à quelque délibération d’un comité ou du conseil dès qu’il a remis sa démission.

Gouvernance en matière de rémunération

Rémunération des administrateurs

Le comité de gouvernance, qui se compose exclusivement d’administrateurs indépendants, passe en revue la rémunération des administrateurs et veille à ce qu’elle soit concurrentielle sur le marché et à ce qu’elle concilie les intérêts des administrateurs et des actionnaires. Le conseil fixe le mode et le montant de la rémunération des administrateurs en fonction des recommandations formulées par le comité de gouvernance. La rémunération des administrateurs est plus amplement décrite dans la présente circulaire de procuration à la page 12, à la rubrique « Rémunération des administrateurs ».

Réunération de la direction

Le comité des ressources de direction, également composé exclusivement d’administrateurs indépendants, supervise le programme de rémunération de la direction. Le programme de rémunération de la direction de la Banque vise à recruter et à maintenir en fonction les membres de la direction; à récompenser le rendement; à concilier les intérêts des membres de la direction et des actionnaires; à assurer une relève efficace aux postes de direction clés par la conservation et le développement des principales ressources; et à motiver le rendement par une rémunération liée à la réalisation d’objectifs d’entreprise stratégiques et au rendement de la Banque dans son ensemble. Le comité des ressources de direction, de concert avec le conseiller indépendant du comité, examine et approuve la rémunération totale, les primes annuelles et la rémunération à moyen et à long terme (y compris la rémunération en actions) de certains dirigeants et fournit des conseils au conseil à cet égard. Ces dirigeants sont, notamment, les membres de la haute direction désignés qui figurent dans le tableau récapitulatif de la rémunération à la page 33 de la présente circulaire. Le comité examine l’information financière relative à la rémunération des membres de la haute direction qui figure dans la circulaire avant que le conseil ne l’approuve et ne la rende publique.

La Banque s’efforce d’être un chef de file sur le marché en matière de gouvernance et a adopté certaines pratiques en matière de rémunération de la direction en accord avec les meilleures pratiques en vigueur :

• une fois élaborés, les régimes de rémunération de la direction sont assujettis à des vérifications complètes prospectives et rétrospectives;
• le salaire varie en fonction du rendement et cette variabilité est généralement plus importante aux échelons supérieurs de la hiérarchie;
• certains membres de la direction sont tenus à une exigence d’actionnariat pendant certains délais après leur retraite; et
• les exigences d’actionnariat visant les membres de la direction sont parmi les plus élevées du marché.

L’information relative au conseiller indépendant du comité, Frederic W. Cook & Co., figure à la page 17 de la présente circulaire.

Rémunération du chef de la direction

Le comité des ressources de direction et le président du conseil passent en revue chaque année le rendement du chef de la direction par rapport à des objectifs préétablis. De concert avec le conseiller indépendant du comité, il fait ensuite des recommandations au conseil quant au salaire total et à la rémunération incitative (y compris la rémunération à moyen et à long terme ainsi que la rémunération en actions) du chef de la direction. L’évaluation du chef de la direction comprend un examen de son intégrité personnelle ainsi que de la culture d’intégrité qu’il a instaurée, avec les autres membres de la haute direction, au sein de la Banque. La rémunération du chef de la direction pour 2007 est plus amplement décrite à la rubrique intitulée « Rendement et rémunération du chef de la direction » à la page 29 de la présente circulaire.

Autres comités du conseil

Le conseil a formé les comités suivants : le comité de vérification; le comité de gouvernance; le comité du risque; et le comité des ressources de direction. Ces comités sont plus amplement décrits à partir de la page 14 de la présente circulaire. Tous les membres de comités sont des administrateurs « indépendants » au sens de la Politique en matière d’indépendance des administrateurs et des lignes directrices des ACVM.

La charte de chacun des quatre comités du conseil prévoit des exigences quant à leur composition. Le comité de gouvernance recommande la composition de chacun des comités. Chaque administrateur indépendant devrait siéger à au moins un comité par année. Le conseil approuve la composition des comités et peut révoquer un membre d’un comité conformément aux règles et à la réglementation applicables, et pour quelque autre motif valable. Lorsqu’il évalue la meilleure composition d’un comité, le comité de gouvernance essaie d’établir un équilibre entre l’expérience et les connaissances pertinentes des membres du comité et d’établir un roulement dans la composition des comités afin que ceux-ci bénéficient de nouvelles connaissances et perspectives.

Chaque comité peut tenir en totalité ou en partie une réunion à huis clos sans la présence de membres de la direction. Tel qu’il est indiqué ci-dessus, chaque comité inscrit une telle séance à huis clos à l’ordre du jour de ses réunions régulièrement prévues. Par exemple, le comité de vérification se réunit seul respectivement avec le chef des finances, le chef de la vérification, le chef de la conformité et le vérificateur des actionnaires et à huis clos à chacune de ses réunions trimestrielles régulièrement prévues. Chaque comité peut retenir les services de conseillers indépendants, rémunérés par la Banque, chargés de fournir des conseils spécialisés.

Chaque année, les comités revoient leur charte afin de s’assurer que ces chartes respectent ou dépassent les obligations de la réglementation et des actionnaires, et que les comités fonctionnent efficacement. Le comité de gouvernance passe en revue les modifications et les soumet au conseil pour approbation. Chaque comité a actuellement pour pratique d’établir des objectifs annuels et des buts clés, de se concentrer sur ses principales responsabilités et activités et d’accorder la priorité aux affaires du comité tout au long de l’année. Les comités évaluent où ils en sont par rapport à leurs objectifs pendant l’année. La charte de chacun des comités est affichée sur le site Web de la Banque au www.td.com/francais/governance/charters.jsp.

Évaluations

Le conseil évalue chaque année l’efficacité du conseil et de son président, de ses comités et de leur président, de chacun des administrateurs et du chef de la direction. L’évaluation de chacun des administrateurs comprend notamment une auto-évaluation et une évaluation par les pairs. Le processus de rétroaction du conseil d’administration est mené par le comité de gouvernance et le président du conseil en collaboration avec le secrétaire et un conseiller indépendant. Le processus de rétroaction du conseil se veut constructif et vise la mise en place des meilleurs programmes d’amélioration continue des aptitudes de chaque administrateur et du fonctionnement et de l’efficacité du conseil et de ses comités.

Rétroaction du conseil et de chaque administrateur

Les administrateurs remplissent un sondage de rétroaction annuel sur l’efficacité et le rendement du conseil. Les administrateurs sont également priés d’évaluer ce qui fonctionne bien au sein du conseil, ce qui devrait être fait différemment, et quelles devraient être les principales priorités du conseil pour l’année à venir. Les résultats compilés sont ensuite revus par le président du conseil afin de cerner les tendances et les mesures à prendre. Parallèlement, le président du conseil rencontre chacun des administrateurs pour une discussion franche sur le rendement et les points à améliorer du conseil, de ses comités et de l’administrateur. Ces discussions varient d’une année à l’autre, une année l’accent est mis sur la réception de la rétroaction et l’année suivante sur la prestation de la rétroaction aux administrateurs.

Le président du conseil engage une discussion préparatoire avec le comité de gouvernance aux fins d’examiner le rapport de rétroaction et de proposer des plans d’action visant à mettre en œuvre les possibilités d’amélioration issues des résultats du sondage. Le président du conseil dirige ensuite une discussion à huis clos sur les résultats et les plans d’action proposés avec les membres du conseil non membres de la direction. Le comité de gouvernance supervise la mise en œuvre des plans d’action tout au long de l’année.

Rétroaction des comités et des présidents de comités

Le sondage de rétroaction du conseil invite les administrateurs à commenter l’efficacité et les activités des comités auxquels ils siègent et des présidents des comités. Chaque comité discute des résultats compilés à huis clos. Chaque comité fixe ensuite les principaux objectifs en vue de mettre en œuvre les possibilités d’amélioration issues des résultats. Chaque comité assure le suivi de ses principaux objectifs tout au long de l’année à venir.

Le comité de gouvernance surveille également l’efficacité de la mise en œuvre des principaux objectifs de chaque autre comité tout au long de l’année. Il repère les points communs de chacun des comités devant être traités au niveau de la gouvernance. À la suite de la compilation des résultats du sondage de rétroaction de l’année dernière, le comité de gouvernance s’est établi comme objectif pour 2007 de superviser l’amélioration continue des processus du conseil et des comités relativement à la rapidité de la publication des ordres du jour, à la remise des documents à l’avance et aux exposés. Un protocole de processus du conseil et des comités a été mis en œuvre à titre de ligne directrice pour tous les participants aux réunions du conseil et des comités. Le président du conseil et le secrétaire ont mis en œuvre le protocole de processus avec l’appui et l’approbation des présidents des comités. Tous les participants aux réunions ont reçu un exemplaire du protocole de processus, et le comité de gouvernance surveille sa mise en œuvre et fournit sa rétroaction à la direction.

Rétroaction du président du conseil

Dans le cadre du sondage, les administrateurs sont priés à chaque année d’évaluer et de commenter le rendement du président du conseil. Les réponses individuelles sont compilées par un conseiller indépendant. Le président du comité des ressources de direction dirige une discussion à huis clos avec le conseil (en l’absence du président) et rencontre par la suite à ce sujet le président du conseil.

Évaluation du chef de la direction

Les administrateurs sont priés d’évaluer et de commenter à chaque année le rendement du chef de la direction dans le cadre du sondage. Encore une fois, les réponses individuelles sont compilées par le conseiller indépendant. Le président du conseil dirige une discussion à huis clos sur les résultats de l’évaluation du chef de la direction avec le comité des ressources de direction et ensuite avec le conseil (en l’absence du chef de la direction). Le président du conseil rencontre ensuite à ce sujet le chef de la direction.

Rétroaction tous azimuts de la direction

Dans tous les cas (évaluation du conseil, de ses comités et de leur président, du président du conseil et du chef de la direction), les membres de la haute direction sont priés de remplir un sondage et de s’exprimer franchement dans le cadre du processus. Les résultats des sondages remplis sont compilés et intégrés dans les différents rapports de rétroaction.

Affiché en février 2008